Penyusunan Standar Operasi Prosedur (SOP) adalah cara terbaik bagi manajer, pekerja, dan konsultan untuk dapat saling bekerjasama. SOP merupakan kombinasi antara perencanaan, pelatihan dan umpan balik dari pekerja.
Berikut adalah 8 (delapan) langkah yang menggambarkan metode untuk menyusun prosedur yang baik
1. Bayangkan Output dari sebuah prosedur tersebut (Plan for Results)
Suatu SOP yang baik akan menghasilkan suatu hasil yang spesifik dan bila memungkinkan hasil tersebut dapat terukur.
2. Buat draft prosedur (Produce First Draft)
Setelah memilih bentuk prosedur apakah bentuk simple step, hirarki model atau berupa gambar, buat tahapan-tahapan prosedur tersebut dilakukan secara detail. Cara yang paling mudah adalah melihat dan mengamati seseorang mengerjakan suatu pekerjaan yang akan dijadikan sebuah prosedur di lapangan dan tuliskan semua yang dilakukan oleh orang tersebut. Dari tulisan itu lah kita sebut sebagai sebuah draft prosedur, apabila prosedur tersebut perlu dibuat dalam bentuk flow chart mulailah dari tahapan yang paling masuk akal dijadikan sebagai titik awal. Jangan berpikir harus sempurna dalam sekali buat, karena akan banyak perbaikan yang harus dilakukan.
Setelah memilih bentuk prosedur apakah bentuk simple step, hirarki model atau berupa gambar, buat tahapan-tahapan prosedur tersebut dilakukan secara detail. Cara yang paling mudah adalah melihat dan mengamati seseorang mengerjakan suatu pekerjaan yang akan dijadikan sebuah prosedur di lapangan dan tuliskan semua yang dilakukan oleh orang tersebut. Dari tulisan itu lah kita sebut sebagai sebuah draft prosedur, apabila prosedur tersebut perlu dibuat dalam bentuk flow chart mulailah dari tahapan yang paling masuk akal dijadikan sebagai titik awal. Jangan berpikir harus sempurna dalam sekali buat, karena akan banyak perbaikan yang harus dilakukan.
3. Lakukan kaji ulang internal (Conduct Internal Review)
Setiap pekerja yang akan melakukan prosedur tersebut diberikan copy draft prosedur yang telah dibuat, tanyakan kepada setiap pekerja apakah ada masukan dan saran untuk perbaikan prosedur, karena dengan banyak saran dari pelaku pasti akan menambah akurasi dan kualitas dari prosedur tersebut. selain itu dengan cara ini akan membuat prosedur yang akan ditetapkan mudah diterima oleh setiap orang dan ada rasa memiliki dari prosedur tersebut.
Setiap pekerja yang akan melakukan prosedur tersebut diberikan copy draft prosedur yang telah dibuat, tanyakan kepada setiap pekerja apakah ada masukan dan saran untuk perbaikan prosedur, karena dengan banyak saran dari pelaku pasti akan menambah akurasi dan kualitas dari prosedur tersebut. selain itu dengan cara ini akan membuat prosedur yang akan ditetapkan mudah diterima oleh setiap orang dan ada rasa memiliki dari prosedur tersebut.
4. Lakukan kaji ulang eksternal (Conduct External Review)
Para manajer dapat melakukan kaji ulang eksternal dengan cara menunjukkan prosedur yang telah dibuat kepada orang di luar organisasi tanyakan apakah prosedur tersebut mudah dimengerti atau tidak, apabila ada saran dan masukan, lakukan perbaikan.
Para manajer dapat melakukan kaji ulang eksternal dengan cara menunjukkan prosedur yang telah dibuat kepada orang di luar organisasi tanyakan apakah prosedur tersebut mudah dimengerti atau tidak, apabila ada saran dan masukan, lakukan perbaikan.
5. Uji Coba (Test)
Lakukan uji coba prosedur di tempat kerja untuk mengetahu efektifitas dari prosedur tersebut. uji coba dapat dilakukan dengan dua cara, cara pertama, seseorang harus melakukan demo prosedur dengan cara mengikuti tahapan prosedur tersebut satu persatu sementara penulis prosedur memperhatikannya. Cara kedua cari orang yang tidak terbiasa melakukan kegiatan tersebut dan disuruh mengerjakan pekerjaan tersebut sesuai dengan prosedur yang ada, apabila orang tersebut terlihat bingung atau tidak mengerti atas prosedur yang ada lakukan perbaikan.
Lakukan uji coba prosedur di tempat kerja untuk mengetahu efektifitas dari prosedur tersebut. uji coba dapat dilakukan dengan dua cara, cara pertama, seseorang harus melakukan demo prosedur dengan cara mengikuti tahapan prosedur tersebut satu persatu sementara penulis prosedur memperhatikannya. Cara kedua cari orang yang tidak terbiasa melakukan kegiatan tersebut dan disuruh mengerjakan pekerjaan tersebut sesuai dengan prosedur yang ada, apabila orang tersebut terlihat bingung atau tidak mengerti atas prosedur yang ada lakukan perbaikan.
6. Dokumentasikan (Post)
Setelah selesai tahap uji coba dan sudah yakin, segera buat prosedur yang baku dan distribusikan di lokasi yang memerlukan prosedur tersebut. SOP asli disimpan secara baik oleh pembuat prosedur. Pastikan apabila ada perubahan prosedur, prosedur di tempat kerja harus dalam keadaan selalu up to date.
Setelah selesai tahap uji coba dan sudah yakin, segera buat prosedur yang baku dan distribusikan di lokasi yang memerlukan prosedur tersebut. SOP asli disimpan secara baik oleh pembuat prosedur. Pastikan apabila ada perubahan prosedur, prosedur di tempat kerja harus dalam keadaan selalu up to date.
7. Pelatihan (Train)
Langkah ini biasanya sering dilupakan, yaitu lakukan pelatihan atau latih kembali setiap orang terhadap sebuah prosedur. Jika tidak dilatih secara berkala walaupun prosedur yang ada cukup detil, dapat saja antara satu orang dengan orang lain mempunyai interpretasi yang berbeda terhadap suatu prosedur kerja.
Langkah ini biasanya sering dilupakan, yaitu lakukan pelatihan atau latih kembali setiap orang terhadap sebuah prosedur. Jika tidak dilatih secara berkala walaupun prosedur yang ada cukup detil, dapat saja antara satu orang dengan orang lain mempunyai interpretasi yang berbeda terhadap suatu prosedur kerja.
8. Pemeriksaan (Audit)
Setelah prosedur diterapka di tempat kerja, lakukan audit secara berkala sebaiknya setiap 3 bulan sekali. Audit akan dapat membantu pada titik mana dapat dilakukan perbaikan berkelanjutan. Audit juga dapat melihat kemungkinan akan ada kesalahan atau mendekati kesalahan yang mungkin terjadi sehingga langkah-langkah antisipatif dapat disiapkan dan tidak terjadi kesalahan yang berulang.
Setelah prosedur diterapka di tempat kerja, lakukan audit secara berkala sebaiknya setiap 3 bulan sekali. Audit akan dapat membantu pada titik mana dapat dilakukan perbaikan berkelanjutan. Audit juga dapat melihat kemungkinan akan ada kesalahan atau mendekati kesalahan yang mungkin terjadi sehingga langkah-langkah antisipatif dapat disiapkan dan tidak terjadi kesalahan yang berulang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar